Cyn y cyfarfod pwyllgor bydd yr Ysgrifennydd yn gyfrifol am y canlynol:
- penderfynu ar ddyddiad ar gyfer y cyfarfod, mewn ymgynghoriad â’r Cadeirydd, gan hysbysu aelodau eraill y pwyllgor o’r dyddiad o leiaf bythefnos ymlaen llaw
- sicrhau ystafell addas ar gyfer y cyfarfod
- paratoi agenda ar gyfer y cyfarfod, ar y cyd â’r Cadeirydd
- sicrhau bod cofnodion y cyfarfod diwethaf yn gyflawn
- darparu copi o’r cofnodion i bob aelod
- anfon neu roi nodyn i atgoffa a chopi o’r agenda a’r cofnodion, i bob aelod o leiaf wythnos cyn y cyfarfod
- cadw rhestr o’r rhai sy’n ymddiheuro na fyddant yn bresennol
- dod â’r canlynol i’r cyfarfod: papur a beiro, llyfr cofnodion, cyfansoddiad y cylch, copïau ychwanegol o'r agenda a’r cofnodion, llythyrau neu bapurau perthnasol eraill, dyddiadur, ‘Canllawiau Rheoli (Llyfr Mawr Piws) Cylch Meithrin’
Yn ystod y cyfarfod bydd yr Ysgrifennydd yn:
- cofnodi enw pawb sy’n bresennol
- darllen yr ymddiheuriadau a chofnodi unrhyw enwau eraill
- cymryd nodiadau am y trafodaethau, yr adroddiadau a’r penderfyniadau, gan gynnwys enw’r cynigydd a’r eilydd
- cofnodi manylion unrhyw lythyr sydd i’w anfon, neu waith arall i’w wneud, yn enw’r pwyllgor
- cofnodi dyddiad, amseriad a lleoliad y cyfarfod nesaf.
- sicrhau bod y Cadeirydd yn llofnodi copi o’r cofnodion blaenorol
Ar ôl y cyfarfod bydd yr Ysgrifennydd yn :
- llunio’r cofnodion a’u cynnwys yn Llyfr/Ffeil Cofnodion y pwyllgor
- rhoi gwybod i’r rhieni/gofalwyr/gofalwyr, efallai drwy gylchlythyr, am ddigwyddiadau sydd i ddod
- ysgrifennu unrhyw lythyr, neu wneud unrhyw waith arall, ar ran y pwyllgor. Ar bob llythyr dylid cynnwys enw llawn a rhif elusen y cylch, a defnyddio logo Mudiad Meithrin (gellir cael cymorth gan eich Swyddog Cefnogi).
Yn ychwanegol bydd yr Ysgrifennydd yn:
- cadw copi o unrhyw lythyr neu ffurflen sy’n cael ei anfon ar ran y pwyllgor.
- Cliciwch yma i weld mwy o wybodaeth am ddyletswyddau ysgrifennydd ar safle we y Comisiwn Elusennau
Pan fydd cyfnod yr Ysgrifennydd yn dod i ben, bydd rhaid trosglwyddo pob dogfen berthnasol i’r Ysgrifennydd newydd.